Die Forderung des Handelsvertreters zur Erteilung des Buchauszugs steht oftmals am Ende einer Vertragsbeziehung zwischen Handelsvertreter und Unternehmen. Dieses Ende ist meist nicht von Harmonie und Eintracht geprägt. Unternehmen betrachten den gesetzlichen Anspruch auf einen Buchauszug, obwohl er von beiden Parteien vertraglich nicht ausgeschlossen werden kann, als Druckmittel des Handelsvertreters. Deshalb sorgt dieses Grundrecht regelmäßig für Gerichtsverfahren in allen Instanzen. Diese sind teuer und kosten Zeit. Vor allem aber gehen sie meist auch mit dem Verlust von Reputation in den Vertriebskanälen des Unternehmens und im Markt einher. Und dieser Schaden kann sehr schnell um ein Vielfaches höher ausfallen.
Gesetzliche Anforderungen
Für Versicherungsunternehmen stellen sich bei der Ausfertigung des Buchauszugs Anforderungen hinsichtlich des Inhalts und der Gestaltung. Dabei muss das BGH-Urteil vom 21. 3. 2001 – VIII ZR 149/99 berücksichtigt werden. Im Buchauszug müssen folgende Informationen enthalten sein:
- Name des Versicherungsnehmers
- Versicherungsscheinnummer
- Art und Inhalt des Versicherungsvertrages (Sparte, Tarifart, prämien- oder provisionsrelevante Sondervereinbarungen)
- Jahresprämie
- Versicherungsbeginn
- Bei Lebensversicherungsverträgen: Versicherungssumme, Eintrittsalter des Versicherungsnehmers und Laufzeit des Vertrages
- Bei Lebensversicherungsverträgen mit Dynamisierung zusätzlich: Erhöhung der Versicherungssumme, Zeitpunkt der Erhöhung und Erhöhung der Jahresprämie
- Im Falle von Stornierungen: Datum der Stornierung, Gründe der Stornierung und Art der ergriffenen Bestandserhaltungsmaßnahmen.
Hieraus ergibt sich, dass der Buchauszug eine aus sich heraus verständliche, geordnete Übersicht darstellen muss. Dem Handelsvertreter wird eine umfassende Prüfmöglichkeit gewährt und diese muss nachvollziehbar sein. Dabei ist die Beschaffung aller Daten für nicht wenige Unternehmen eine echte Herausforderung. Ursprung der Schwierigkeiten sind u. a. starre Alt-Systeme, fehlerhafte Migrationen oder nicht mehr vollständig auffindbare Vereinbarungen zu Provisionen und Sondervergütungen. Mehrdeutige Buchungstexte von Mitarbeitern, die schon lange nicht mehr im Unternehmen arbeiten, sorgen zusätzlich für Fehlinformationen und Zeitverzögerungen beim Erstellen des Buchauszugs.
Moderne IT-Struktur in den Fachabteilungen
Diese Daten logisch und nachvollziehbar darzulegen ist dann die nächste Herausforderung. Von einem „Buchauszug auf Knopfdruck“ sind sehr viele Unternehmen weit entfernt.
Grundsätzlich spiegelt der Buchauszug die Gewissenhaftigkeit der Unternehmen im Umgang mit Handelsvertretern und die Konsistenz der IT-Systeme wider. Dabei liegt die Hauptverantwortung für die Erstellung des Buchauszugs in dem/n System(en) zur Berechnung und Abrechnung der Provisionen.
Der Hauptgrund dafür ist, dass Daten, die nicht im Provisionssystem vorliegen, auch kaum von diesem korrekt verarbeitet werden können. Personell ist eine Fachabteilung, die sich tagtäglich mit Vertrieb und Provision beschäftigt, auf jeden Fall der richtige Ansprechpartner für die Bereitstellung der Daten für Buchauszüge. Die Fachabteilung kann die Rechtsabteilung zu allen Daten, die im Buchauszug enthalten sein müssen, intern beraten. Trotzdem werden fehlerhafte Buchauszüge ausgestellt, die aufgrund unklarer Kompetenzverteilungen in Unternehmen, beteiligter IT-Systeme und unterschiedlicher Interpretationen von Daten entstehen.
Um dies zu verhindern, muss eine Fachabteilung für Provisionen mit einer modernen Provisionssoftware arbeiten und kann diese Daten dann auch in eine nachvollziehbare und nachprüfbare Form bringen. Änderungen und Anpassungen des Buchauszugs, z. B. aufgrund gesetzlicher Vorgaben und Entscheidungen, müssen schnell erfolgen, denn nur so lässt sich Rechtsunsicherheit vermeiden.
Buchauszug „auf Knopfdruck“
Wenn der „Buchauszug auf Knopfdruck“ in einem Unternehmen ein erklärtes Ziel ist, dann ist die Überprüfung aller relevanten Prozesse ein guter Anfang. Im weiteren Projektvorgehen und spätestens nach erfolgreicher Implementierung der unterstützenden Software wird eine Vereinfachung der Arbeitsprozesse stattfinden. Diese Veränderung ist spannend und bedarf eines guten und erfahrenen Change-Managements. Erfolgreich ist dieser Prozess, wenn am Ende die Fachabteilung im System den „richtigen Kopf“ drücken kann, sofort über einen Buchauszug jedes Handelsvertreters verfügt und die Daten in korrekter Form durch die Fachabteilung erläutert werden kann.
Für Unternehmen geht diese Transformation hin zur Stärkung von Fachabteilungen vielleicht auch mit einem notwendigen Kulturwandel einher. Qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von Fachabteilungen, die mit Hilfe moderner Systeme selbst solch komplexe Aufgaben wie einen Buchauszug zügig und korrekt bereitstellen und dazu Auskunft erteilen können, sind die Gewinner der Digitalisierung. Ein Gewinn für jedes Unternehmen und dessen Reputation!
