Fabian Steinbeck |

Projekterfolg durch Prozessvisual­isierung


In einer sich immer weiter beschleunigenden, technologischen Welt bedarf es flexibler Werkzeuge, um Technologien und Prozesse an neue Gegebenheiten anpassen zu können. Eines dieser Werkzeuge ist die Business Process Management and Notation (BPMN), welche Geschäftsprozesse auf vielen Ebenen präzise und intuitiv darstellen kann.

Im Folgenden wird dargelegt, was BPMNs sind, wie diese angewandt werden können und wie Erfahrungen im Requirements Engineering (RE) bzw. in der Business Analyse für Bestandsverwaltungssoftware in die betriebliche Altersversorgung (bAV) einfliessen.

Was sind BPMNs?

Die Business Process Management and Notation ist eine standardisierte, grafische Notation für das Geschäftsprozessmanagement. Diese wird gerne im RE angewandt, denn die Skizzierung von Abläufen macht das Abstrakte besser greifbar. So können Prozesse trotz Zeitdrucks festgehalten und dargestellt werden, ohne eine detaillierte Dokumentation, vermutlich noch im Fachjargon, lesen zu müssen. Während die Textdokumentation ein wichtiger Bestandteil jeder Entwicklung ist, kann die visuelle Darstellung auch von Laien schnell verstanden werden.

Die grundsätzliche Organisation dieser Notation bestimmt die Beteiligten an einem Prozess und sowohl die Bedingungen als auch die Abläufe, wie diese miteinander agieren. So definieren „Pools“ eigenständige Entitäten, wie z. B. eine Firma, und „Lanes“ einzelne Abteilungen oder Teams dieser Firma. Somit können Verantwortlichkeiten präzise festgelegt werden und visuell organisiert bleiben.

Grafik Beispiel BPM_NEU

BPMNs sagen mehr als 1000 Worte.

Geschäftsprozesse unterscheiden sich in ihrer Komplexität, jedoch können diese bei der Dokumentation beliebig detailliert beschrieben werden. Die Textform ist und bleibt der Standard, allerdings helfen BPMNs bei der Erarbeitung durch multidisziplinäre oder fachfremde Stakeholder. Durch den visuellen Ansatz können sachlich komplexe Prozesse intuitiv dargestellt werden.

Dies ist insbesondere dadurch möglich, dass die Notation einerseits standardisiert ist, andererseits für ein vielfältiges Publikum ausgelegt wurde. So sind die darzustellenden Handlungen auf elementare Grundbausteine beschränkt, und zusätzlich werden viele intuitive Ikone dafür verwendet. Dies baut ein schnelles Verständnis bei ungeübten Stakeholdern auf, wodurch diese sich schneller einbringen können, was im RE bei unseren neuesten Kunden einen guten Eindruck hinterlassen hat. So konnten Stakeholder aus dem Management, von der Sachbearbeitung bis hin zur Entwicklung, alle bei der Erarbeitung der gewünschten Geschäftsprozesse mitwirken.

BPMNs können flexibel angewandt werden!

Je nach Situation können BPMNs in den unterschiedlichsten Detailebenen erstellt werden. Ist der Kontext die Strategiedarlegung für führende Positionen, so können die dargestellten Prozesse auf deren Hauptbestandteile und den „Happy Path“, also den idealen Prozessablauf, beschränkt bleiben. Ein Prozess kann verfeinert werden, wenn es sich um die einzelnen Handlungsschritte für z. B. Teammitglieder handelt. Auf dieser Ebene können dann auch alternative Handlungsschritte sowie einfache Entscheidungsregeln dargestellt werden. Die tiefste Detailebene wird in der technischen Dokumentation erreicht, bei welcher jeder einzelne Schritt, abgehandelt durch eine Person oder Software, erkennbar ist.

Weiterhin können BPMNs auch auf die Prozesse einzelner Beteiligter beschränkt werden. So können BPMNs für einzelne Beteiligte auch komplexe Inhalte darstellen, ohne die Prozessabläufe von anderen Beteiligten in Betracht ziehen zu müssen. Dies ist nützlich, wenn die Prozesse einzelner Beteiligter im Detail festzulegen sind.

Ein weiterer Vorteil ist die Wiederverwendbarkeit: Ähneln sich Prozesse, so können Details ausgewechselt oder diese Prozesse sogar zusammengeführt werden. Zudem lassen sich BPMNs kaum fehlinterpretieren, denn die einzelnen Funktionen aller Ikonen sind klar definiert. Dies hilft insbesondere der letztendlichen Entwicklung der zukünftigen Software.

BPMNs sparen Zeit

Fragen Sie zwei Personen nach ihrer Meinung, bekommen Sie meist mehr als zwei Meinungen zu hören. Dieses Phänomen macht sich auch hier bemerkbar. Um einen Prozess zu erarbeiten, gilt es also die Scheuklappen anzulegen, um nicht vom Wesentlichen abzuschweifen. Denn nicht nur müssen die Meinungen von verschiedensten Stakeholdern zusammengeführt werden, zudem ändern sich die Meinungen und Erkenntnisse über den Prozess mit der Zeit. Dies führt dazu, dass sich BPMNs in der Erfassung ständig wandeln. Verbunden ist dies mit einer gewissen Wartezeit denn alle entscheidenden Stakeholder müssen die abzustimmenden Geschäftsprozesse absegnen. Dadurch durchläuft die Erstellung von BPMNs viele Iterationen - durch den im Gegensatz zu der textuellen Form einfacheren, visuellen Zugang kann diese Tätigkeit aber stark beschleunigt werden, da die Prozesse oft mit wenigen Blicken gesichtet werden können. Ist die Entwicklung also einmal abgeschlossen, sind die Prozesse allen Stakeholdern bekannt. Somit konnten wir die Erfassung der Geschäftsprozesse wesentlich schneller beenden, was sowohl von Kunden als auch von adesso insurance solutions als sehr positiv empfunden wurde.

Mutig sein

Die Visualisierung von Prozessen bietet eine gute Übersicht über die ganze Prozesskette. Dadurch können Engpässe, Redundanzen und andere Hindernisse leicht identifiziert werden. Dies kann eine effektive Motivation zur Optimierung von Prozessabläufen sein. Während die Änderung bestehender Abläufe die Gefahr birgt, den Prozess und andere gänzlich zu blockieren, so birgt dies auch die Chance, sich im Wettbewerb abzuheben. Denn viele der Kunden möchten zwar ihre Software modernisieren, die Prozesse aber nicht. Deswegen lohnt es sich während dieses Entwicklungsschrittes, den Kunden bei der Veränderung von Prozessen zu unterstützen - Veränderungen bzw. Verbesserungen in kleinen Schritten zahlen sich aus!

Von der Konzeption in die Anwendung

Software zum Erstellen von BPMNs gehen oft über die reine Konzeption hinaus. Mit Prozessmodellierungs- und Prozessausführungslösungen können somit nicht nur die Konzepte erarbeitet werden, sondern sie bieten auch die Möglichkeit, Geschäftsprozesse tatsächlich zu steuern. Diese Art der automatischen Steuerung bezieht sich sowohl auf menschliche Mitarbeit als auch auf Softwarekomponenten. BPMNs bieten somit einen einzigartigen Mehrwert, der weit über Dokumentation und Optimierung hinausgeht.

BPMNs machen das Requirements Engineering effizienter!

Insbesondere zu Beginn der Dokumentation von Geschäftsprozessen ist dieses Werkzeug wertvoll. Denn BPMNs liefern schnell Ergebnisse. Diese können von den meisten intuitiv verstanden werden, wodurch die Anpassungen durch verschiedenste Stakeholder einfacher zu gestalten ist. Dies führt zu einer grösseren Zufriedenheit aller Beteiligten, wodurch die Motivation, das Projekt voranzubringen, konstant aufrechterhalten bleiben kann. Während die Arbeit mit BPMNs sich als intensiv erweisen kann, sehen Sie im gleichen Verhältnis Fortschritte. Daher unsere Empfehlung: Setzen Sie BPMNs intensiv ein!

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